內容管理：內容的一致性與重覆使用

案例一：產品資訊


某家頗具規模、旗下有數十種大量銷售商品的公司，每項產品的資訊流，包括：
1）資訊完整生成前的準備：文字、圖片、媒體影像等內容的產出、審核、調整。
2）資訊產出時各式內容的結合。
3）產出管道的多樣：公司產品紙本型錄、經銷商專屬產品資訊、平面媒體廣告、公司網站、網路行銷廣告、多媒體播放、教育訓練資訊、客戶服務等等。

分析：

整個資訊流中，從製作到交付符合各種媒體形式的內容，無論何種形式的產品內容都不斷的牽涉其中，反覆修正、調整、利用。比如同樣一段的產品文字描述，可能同時出現在產品型錄與公司網站上，並作為教育訓練的教材。

目前來說，類似案例常見的問題主要是產品資訊的不一致，特別是相關部門越多時，此現象將使得公司付出更多的成本。例如一項商品資訊經過各部門審核後，終得經由各種行銷管道發布出去。之後發現需要勘誤，或是透過客服部門的反應，進行部份修正。然而，有些部門可能沒有收到修正資訊，或者許久後才收到通知，這段期間資訊的不一致，將造成消費者與公司對外窗口的困擾，不知哪項訊息才是正確的，造成公司形象受損，甚至造成消費糾紛。


案例二：資訊專案開發


1）系統分析時期：使用者需求訪談，包括使用案例、使用者介面、操作流程、資料模型，產出系統分析文件。
2）系統設計時期：根據分析時期取得的資料，定義實體資料庫與系統架構，完成系統設計文件。
3）系統開發時期：依照系統設計，撰寫程式碼開發程式，並進行單元測試。
4）系統測試與驗收時期：按系統分析時期產出的需求範圍進行整合測試。

分析：

部分內容在兩個以上的階段被援用。如使用者介面在系統分析時期定義，在系統設計時期評估、調整，開發時期實作。資料模型不僅在系統分析、設計時期必須詳載於文件中，在某些開發理論的架構下，像是物件導向方法論，更可循一定定義產出、映射至DAO層。最後的測試文件、驗收文件，功能面更是依照之前定義出的範圍產出。

換言之，一份考量周詳的資料模型文件可以重複使用三次以上，功能說明亦是。大量節省維護文件的人力與繁瑣，免去人員因為重複維護類似文件的不耐，與不同文件中理應一致的內容，由於維護時的疏漏，而有所出入。還可加快開發速度，節樽成本與時間。


從這兩個案例可知，從實質面來說，良好的內容管理不僅可以保持內容的一致性，避免前後矛盾不一造成的困擾與麻煩之外，還可能節省製作內容的成本和時間，以一份內容為本，重複使用。從員工從業的心態來說，員工不必重複從事大同小異、機械式的細碎工作，轉而將時間投入更有價值、創造性的勞動，將有助於個人在工作上獲得成就感與滿足感。