內容管理：內容保存

之前提到的內容管理著重在內容製造與重複利用上，再來要談及內容生命週期中另一個重要的環節──保存。

不同類型的內容管理著重不同的生命週期，之前的例子，如重複利用內容、智識管理，它們的生命時間通常不過數年，所以它們較為著重內容的創造、維護階段，長期保存的必要性相對降低。不常變動的內容，如重要的知識分享，將會內化為企業的標準程序裡的一部份，不再靠著「經驗傳承」這種可能隨時中斷、被略過的的方式教育員工。或者如商品資訊，數年後停止販售；資料模塑資料的再利用，隨專案結束而終止。然而，對於某些類型的內容管理，保存才是重點，例如目前政府大力推動的數位內容產業，與因應法規必須保存的文件資料。

數位內容產業的基礎在於實體材料的電子化，或者直接以電子形式創製內容。如將紙本、影像、影音、古書等等轉換成電子檔案留存，不受限於空間、時間，方便使用者取用，又可保留文物，避免文物因年久、不可抗力的腐壞而消失。學習教材以電子形式建置，使用者透過網路存取學習資源。進一步可加強電子檔案的搜索功能，無論是透過辨識將文字資料從圖檔型式轉置成文字格式，或者加上metadata方便檢索，加強資料之間的關連性。此外，還能節省保存空間。比如說過往五十年來的各家報紙，用紙本、微縮片、或是資料庫的儲存方式，試想何者佔據的實體空間比較小？何者方便使用者查詢關鍵字以查串聯新聞、事件的發展過程？

內容還可能因應法規需要compliance進行保存。依照各國法律規定不同，可能對製造業、金融業、服務業等等提出文件保存，以備日後核查的規定。如生產環境中的勞動檢查文件，銀行貸放文件的封存，保險業被保險人簽署的契約，各公司行號、政府機關的卷宗文件等等，都可能為了單位內部需要，或是法律規定而留存。

這類內容管理的重點明顯在於內容保存的議題上，但是它們都面臨同樣的重大問題：內容儲存的格式。由於電腦科技仍處在不斷發展的階段，作業系統、檔案格式日新月異、逐年變化，10年前的檔案不見得能夠為現在的軟體讀取，如何確保資料以電子格式留存十數年後，仍然能夠開啟？在文字檔案方面，目前較為穩定的選項為PDF格式；圖形方面則有W3C推動的SVG格式。其他類型的檔案仍無明顯共識，這也將是數位內容如何順利推動的重要關卡。